Posted by: marcelodagostino | April 24, 2010

¿Lecciones aprendidas o problemas identificados?

¿De que estamos hablando? O mejor dicho, que es en realidad lo que estamos haciendo en este tema?

Mas y mas vemos actividades llamadas “lecciones aprendidas en…” varios asuntos. Este parece ser un tema clave e importante, y realmente lo es, sin embargo debemos entender algo claramente. Si a las lecciones aprendidas no las traducimos en acciones concretas, que muestren una aplicación real de ese “aprendizaje”, son simplemente una simple identificación de “aquellos asuntos que hicimos mal o que podrían hacerse mejor”.  Y la aplicación no simplemente es con una declaración de intensiones, sino que debe darse en la adecuación de políticas, normas, procesos, productos o servicios de la institución. La verdadera gestión del conocimiento se da cuando una institución logra reflejar aquello que va aprendiendo a través de la mejora de sus políticas, procesos y servicios.

Se han definido muchas metodologías para “registrar” esas lecciones, sin embargo, el tema más importante es como “capturar” automáticamente esas lecciones y no pedirle a las personas que “carguen algún texto en una base de datos, resultante de un formulario estructurado con el título “Lecciones aprendidas”.

No es un tema fácil pero tampoco es algo complejo de lograr. El secreto está en lo mencionado anteriormente y en establecer una metodología de trabajo que no termine con el registro, sino que continúe el flujo hasta el análisis final de la alta gerencia sobre “cómo y dónde incorporar lo aprendido”.

Como siempre, cualquier comentario o sugerencia es muy bienvenido.

Cordialmente, Marcelo.


Responses

  1. Maquiavelo dice que:
    “No hay nada más difícil de llevar a cabo, ni más peligroso de conducir, ni con más incertidumbre sobre su éxito que dirigir la introducción de un nuevo orden de cosas. Porque el innovador tiene como enemigos a todos aquellos que han vivido bien durante la situación anterior, y como tibios defensores a aquellos que pueden hacerlo bien con la nueva”

    Creo que esto es una gran verdad hasta hoy y es una de los principales motivos de la dificultad de lograr que “lecciones aprendidas” se concreticen en cambios concretos en las organizaciones!!!!

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    • Lamentablemente esto es una gran verdad !! Gracias Ricardo !!! Siempre es un honor recibir sus comentarios. Marcelo

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  2. Normalmente al comenzar un proyecto tenemos un estimado de cual resultado debería obtenerse al aplicar una solución o realizarse una acción. Se supone que esos estimados deben coincidir con el resultado que se obtiene en la realidad.

    Cuando los resultados coinciden con lo esperado, lo llamamos éxito, y puede usarse para validar y reconfirmar nuestras teorías y modelos. Pero cuando los resultados difieren del estimado inicial significa que allí hay una lección por aprender.

    Lo más dificil de registrar las lecciones aprendidas es que algunas personas lo ven como registrar sus errores y hay una cultura que desalienta ese comportamiento.

    Dependiendo de los resultados de las acciones y proyectos entonces se restructura el conocimiento constantemente. Entonces las lecciones aprendidas son un paso intermedio más que una verdad definitiva, que probablemente se verá restructura por lecciones posteriores.

    Las lecciones aprendidas son por eso conocimiento en su forma más básica y sencilla.

    La captura automática de lecciones aprendidas tiene el problema de que nace de una comparación del estimado contra el resultado real, entonces implica intervención de una persona.

    De pronto dentro de las taxonomías y clasificaciones debería haber un marcador que permita marcar esos contenidos como lecciones aprendidas.

    Creo que deberían identificarse los momentos en que la gente dice: “si ya tuviera una lección aprendida sobre esto”, y hacer el seguimiento hacia atrás de que fue lo que no se hizo. Ahi se encontraría que clasificación no está disponible y debería estarlo.

    También se debería tomar información en el momento en que la gente dice: “Entendí como funciona esto me gustaría documentarlo y dejarlo para que otros lo usen”. Entonces habría que marcar esos documentos como lecciones aprendidas.

    Seguramente ya hay captura de lecciones aprendidas por todos lados, pero pasan inadvertidos, y no se registran.

    Y otra parte es que se debe tener conocimiento de que el esfuerzo invertido en marcar algo como lección aprendida no es una pérdida de tiempo. Es decir, demostrar que las lecciones que se están creando son usadas e influyen.

    Podría ser como una wikipedia de cuanto sabemos, que podría contener las lecciones aprendidas, mostrando, los supuestos iniciales (que despues sirven para recuperación por búsqueda) y la explicación porque los resultados fueron diferentes a los estimados iniciales.

    Otra parte importante es que se identifique como una fuente confiable para que la gerencia lo consulte. Yo recuerdo una época en que Google no existia y poco a poco nos fuimos dando cuenta, de que Google podría ser una fuente de información. Hay que trabajar en que la gente lo entienda como una fuente de información.

    Quizas comenzar con un grupo de lecciones aprendidas que funciona sin ayuda adicional pero al hacerlo evidente nos puede ayudar a entender el sistema y su proceso para poder buscar una metodología que introduzca la reflexión dentro de procesos de producción de contenidos y al momento de buscar conocimiento.

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    • Excelente Juan Carlos !!! Deberíamos publicar algún breve artículo en alguna revista de Gestión del Conocimiento. Muchas gracias por el comentario. Marcelo

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